內政部函【說明二】為瞭解戶政同仁於辦理業務時，旨揭系統提供之資料，是否足以辨別當事人有無姓名條例第12條不得申請更改姓名之情事，本部於103年8月8日以A1034088號通報請各直轄市、縣(市)政府就戶籍作業及國籍作業是否須增加查詢項目及內容研提意見。【說明三】經彙整各直轄市、縣(市)政府所提意見，並參酌法務部函復意見，研處說明如下：(一)戶籍作業部分：１、總結判決部分，由於刑事案件過程本屬複雜，主要分為偵查、裁判、執行、通緝、矯正、觀護等不同階段，各階段案件依案件內容又可能移轉、併案，且案件偵辦與審理時間長短及結案先後均不定，各案件均有其進行過程與結果。現依戶籍作業不可申請改名之情事為「裁判確定之日起至執行完畢滿3年」，目前旨揭系統之戶籍簡表所提供之「執行紀錄」、「有罪裁判」及「最近觀護」等資訊，在相互參考下已足供戶政人員據以判斷。另因案件登錄難免疏漏，若仍有疑義亦可洽簡表內之案件繫屬機關詢問釋疑，故並不適合透過旨揭系統主動提供所謂「總結判決」之結果。２、以國民身分證統一編號查無資料時，仍請提供當事人姓名及出生日期資料部分，法務部刑案資料庫係記錄觸犯刑法之刑事案件當事人與其案件流程及結果，當使用國民身分證統一編號為查詢條件查無資料，即代表資料庫內無該統號之任何紀錄，故無法提供該統號之姓名與出生日期。因系統同時提供以「國民身分證統一編號」與「姓名＋出生日期」2組查詢方式，若顧慮系統內國民身分證統一編號可能誤植而查無資料時，可再使用「姓名＋出生日期」複查。３、自動顯示得否改名部分，請戶政同仁就姓名條例第12條規定判讀。４、出入監日期及易科罰金部分，簡表已於執行紀錄提供出監日期及易科罰金資料。５、罰金繳納期限及警示語(如轉請警政機關知悉)部分，因非屬戶籍作業審核之要件，得無庸顯示。６、指揮書執畢日期及最後1筆出矯正機關資料部分，本部業於103年7月25日以台內戶字第1030278575號函續請法務部提供在案。(二)國籍作業：１、微罪裁判部分，本部已向法務部申請偵審中等7項刑案資料類別中全部刑事紀錄，經洽新北市政府現無具體個案，無法確認需求，爰有具體個案後，再向法務部提出申請。２、過失犯罪部分，因非屬國籍法審核之要件，得無庸顯示。３、判處罰金案件顯示罰金繳清日期部分，依目前旨揭系統提供之國籍簡表，包含「裁判確定」、「執行中」、「偵審中」、「在監在押」、「通緝中」、「緩起訴」、「不起訴」等7大項，其裁判確定之紀錄列於「裁判確定」項，該項業已詳載緩刑期間、拘役、罰金之判決內容，本部系統並未特別登載緩刑期滿或罰金繳清日期等資訊，然綜合前揭「裁判確定」、「執行中」、「偵審中」及「在監在押」等欄項資訊，已足以比對研判緩刑期間、拘役、罰金之執行情形。４、裁判確定案件執行結果部分，裁判確定之刑事資料，現行系統已提供「有期徒刑○○年」、「緩刑」及「易科罰金」資料。５、毒品案件部分，本部已向法務部申請偵審中等7項刑案資料，原則應可在刑案系統查詢，經洽南投縣政府，現無個案無法查詢之案例，爰如有具體個案，確認需求後，再向法務部提出申請。【說明四】另簡表提供之年月日表述係以簡化為目的，yyy/mm/dd為日期，yyy-mm[-dd]為期間，徒刑最小單位為日，緩刑最小單位為月。